Wat te doen met een Microsoft SAM-audit?

Als je een volume licentieovereenkomst voor Microsoft producten hebt, dan kan het zijn dat je op een gegeven moment een e-mail krijgt met de omschrijving “Microsoft Licentieinventarisatie – Software Asset Management”. De Software Asset Management, SAM in het kort, beheert software licenties in een onderneming. In een SAM-audit, wordt jou gevraagd om alle Microsoft-licenties uit het bedrijf aan te dragen.

Sinds 2014 heeft Microsoft zijn team in Nederland voor controle aanzienlijk uitgebreid om op basis van jouw licenties te controleren of jouw onderneming te veel of te weinig licenties heeft. Dit omvat ook de licenties die niet onder de volume licenties vallen. Microsoft controleert over het algemeen alle Microsoft licenties die in het hele bedrijf worden gebruikt.

Je hebt een brief van Microsoft – wat moet je nu doen?

Zoals altijd geldt ook hier: Blijf kalm. Lees eerst onze tips zodat je weet wat je wel en niet moet doen.

• Neem de brief serieus! Vergeet in geen geval om te reageren en er mee aan de slag te gaan, want Microsoft is het ook niet vergeten en zal je er weer aan herinneren. Als je niet reageert op de e-mail of de herinnering, dan zal Microsoft uiteindelijk een audit/accountantskantoor inschakelen om jouw bedrijf te controleren. Vanaf dat moment word het erg duur voor je. Laat het niet zover komen.
• Informeer je IT afdeling of je IT dienstverlener.
• Idealiter heb jij, of heeft jouw IT dienstverlener, reeds documentatie waarin alle belangrijke gegevens, zoals licentie nummers, volume licentie overeenkomsten, aantal gebruikte pc’s, etc. vermeld staat. Belangrijker nog: zij moeten de licenties voor alle software kunnen aantonen. Deze documentatie moet wel voortdurend bijgewerkt zijn. Je kan dan vrij snel reageren op de controle aanvraag. Indien je niet over zo’n dergelijk overzicht beschikt, dan is het verzoek van Microsoft een goed begin hiervan. De doorlooptijd van een inventarisatie kan variëren, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, en kan vaak twee of meer werkdagen duren. Vergeet niet dat je alle licenties moet aantonen! Jouw IT dienstverlener kent vermoedelijk al wat er moet gebeuren en kan helpen met advies en assistentie en eventueel het gehele SAM proces voor je uitvoeren.
• Na het eerste contact ontvang je een Excel bestand. In dit bestand moet je alle informatie voor elk product invoeren en het bestand daarna weer opsturen naar Microsoft.
• Microsoft zal contact met je opnemen na ontvangst van dit document en zal een evaluatie afgeven. Ze informeren je of je te veel of te weinig licenties hebt en of de SAM-audit hiermee voltooid is. Soms is er nog een tussenstap met vragen, bijvoorbeeld om uit te leggen waarom je voor een programma slechts een bepaald aantal licenties hebt maar een hoger aantal voor andere software. Nogmaals, maak je geen zorgen. Rechtvaardig je keuze van de software. Als je daadwerkelijk te weinig licenties hebt, dan hoef je alleen de ontbrekende licenties te kopen om zo het te kort aan te vullen. Maar als je niet reageert, behoudt Microsoft het recht om een audit te laten uitvoeren door een externe partij waarmee jij een boete riskeert en de kosten van auditing in rekening gebracht krijgt.

Waarom kan Microsoft een licentie audit verplichten?

Wanneer je jouw Microsoft producten bestelt dan ga je akkoord met de EULA  (de End User License Agreement). Dat is die hele lap tekst die de meeste mensen blind doorscrollen en er dan akkoord mee gaat. Bovendien, als je een volume overeenkomst hebt, dan heeft het software bedrijf het recht om een controle te eisen. Een soortgelijke bepaling is opgenomen in de EULA. Naast Microsoft kan ook de Business Software Alliance (BSA), een wereldwijde organisatie voor de belangen van de software industrie, dergelijke controles uitvoeren. De BSA doet dit onder andere voor het bedrijf Adobe, Autodesk, Microsoft en nog veel meer. Deze verzoeken zijn, in tegenstelling tot Microsoft’s SAM-audit, aanzienlijk scherper geformuleerd. Blijf ook dan kalm en neem in ieder geval contact op met je IT afdeling of IT dienstverlener.

Waarom dan een volume licentie ondanks dergelijke SAM-audits?

Aangezien volumelicenties wel een aantal grote voordelen hebben, zoals:

• Vereenvoudiging van het inkoopproces, je wint transparantie.
• De kosten kunnen worden verminderd door bundeling van software.
• Je krijgt meer gebruikersrechten zoals soms het recht op nieuwe versies.
• Het is voor sommige toepassingen noodzakelijk (bijvoorbeeld voor Office op de Terminal Server of voor Exchange Server Licenses).

Het beste advies dat we je kunnen geven is om te zorgen dat je licenties altijd op orde zijn en je altijd een actueel overzicht hebt. Bespreek dit met je IT afdeling of IT dienstverlener. Mocht er een SAM-audit langs komen dan is dit snel en eenvoudig te doorlopen.

Heb je al een SAM verzoek ontvangen of wil je meer informatie? Neem contact met ons op voor advies!